• Capricode Systems

Neljä tapaa kehittää puhelinpalvelua

Updated: Aug 20, 2018

Onko yrityksesi puhelinpalvelu kunnossa? Jääkö puheluja vastaamatta tai soittamatta takaisin? Hyvä puhelinpalvelu on yritykselle merkittävä kilpailuetu. Lue meidän vinkit sen parantamiseen alta.


1. Huolehdi tavoitettavuudesta


Kaikki me olemme ihmisiä, ja ihmisillä on taipumus unohtaa asioita kun uusia tilanteita tulee eteen jatkuvasti. Puhelin- ja asiakaspalvelutyössä näitä tilanteita tulee päivittäin. Asiakas on soittanut ja hänelle pitäisi soittaa takaisin, painat sen mieleesi ja yhtäkkiä unohdat asian. Järjestelmä ei unohda!


Hyvä puhelintavoitettavuus on sitä, että yhdenkään asiakkaan puhelu ei ole turha. Jokainen soittava asiakas on kiinnostunut yrityksen palveluista ainakin jollain tasolla. On suuri etu, mikäli kaikki soittavat asiakkaat palvellaan ja heille myös tarjotaan vaihtoehtoisia keinoja saada palvelua.


Hyvä puhelinjärjestelmä ottaa talteen kaikki puhelut ja takaa, että kaikkia soittavia asiakkaita palvellaan. Järjestelmä tarjoaa asiakkaalle mahdollisuuden jättää soittopyynnön tai viestin, tai jäädä odottamaan. Asiakkaita kannattaa myös muistuttaa vaihtoehtoisista yhteydenottotavoista, kuten sähköisistä kanavista.


Kun haluat lähteä parantamaan yrityksesi tavoitettavuutta, ota meihin yhteys ja tutustu Capricode Systemsin älykkäisiin puhelinjärjestelmiin.


2. Soita kaikille asiakkaille takaisin


Takaisinsoitto on palvelukokemuksena asiakkaalle aina positiivinen! Vaikka ensimmäisellä kerralla asiakas olisi ehtinyt soittaa jo muualle ja hoitaa asiansa, seuraavalla kerralla hän muistaa kuinka jostain yrityksestä huomioitiin hänen yhteydenottonsa ja soitettiin takaisin. Asiakas tavoittelee tätä yritystä mieluusti jatkossa.


Kuten jo edellä mainittiin, joskus takaisin soittaminen unohtuu. Etenkin jos yrityksessä on useita asiakaspalveluhenkilöitä, saattaa tulla epäselviä tilanteita siitä, onko vastaamattomaan puheluun soitettu takaisin vai ei. Järjestelmän avulla huolehdit siitä, että yrityksestäsi soitetaan kaikkiin puheluihin takaisin. Järjestelmä näyttää helpon käyttöliittymän kautta kaikki vastaamattomat puhelut ja ne puhelut, joihin ei ole soitettu takaisin.


Takaisinsoittojärjestelmä todella tehostaa toimintaa. Lue takaisinsoitosta lisää asuntoyhtiö Sivakan tehostuneesta asiakaspalvelusta kertovassa artikkelissa. Jos haluat tietää lisää, ota meihin yhteys ja tutustu tästä Capricode Systemsin AVP - Automaattiseen Vastauspalveluun, jolla huolehdit, että kaikkiin puheluihin soitetaan takaisin.


3. Hyvä puhelinpalvelu ohjaa soittavat asiakkaat oikeaan paikkaan


Oletko törmännyt asiakaspalveluun, jossa sinua siirrellään osastolta toiselle asiasi käsittelyä varten? Jokaisella osastolla joudut vielä jonottamaan puhelimessa erikseen. Todella huonoa asiakaspalvelua on se, että puheluja ei edes ohjata toiselle osastolle jonottamaan, vaan asiakkaalle annetaan puhelinnumero johon soittaa. Kyseessä kuitenkin yksi ja sama yritys! Asiakkaat eivät pidä siitä että heitä pompotellaan kyseisellä tavalla.


Älykäs puhelinjärjestelmä ottaa soittajan oikealle osastolle jo ennen puheluun vastaamista. Soittaja voidaan tunnistaa numeron perusteella ja ohjata oikeaan paikkaan esimerkiksi aiemman puheluhistorian perusteella. Järjestelmä voi myös kysyä asiakkaalta hänen soittonsa syyn ja ohjaa näin asiakkaan oikealle asiakaspalvelijalle. Asiakkaan ei tarvitse kuin kerran jonottaa ja selittää asiansa asiakaspalvelijalle. Tämä on parempaa asiakaspalvelua, jolla säästetään sekä asiakkaan aikaa, että yrityksen resursseja. Yrityksessä ei turhaan ruuhkauteta tiettyjä henkilöitä, kun resurssit ovat paremmin käytössä.


Jos olet kiinnostunut hankkimaan yrityksellesi puhelinjärjestelmän asiakaspalvelun parantamiseksi, ota meihin yhteys ja tutustu Capricode Systemsin Automaattiseen Call Centeriin yrityksesi sisäisenä puheluiden hallintajärjestelmänä.


4. Huolehdi ruuhkahuippujen resursoinnista


Onko yrityksesi asiakaspalvelu ruuhkautunut aina tiettyinä ajankohtina? Monetkaan yritykset eivät tiedosta oman asiakaspalvelunsa ruuhkahuippuja. Hyvä puhelinjärjestelmä tarjoaa työkalun, jolla yrityksen hallinto näkee oman asiakaspalvelunsa ruuhkahuiput ja resurssien tarpeen eri aikoina. Lue artikkeli, kuinka puhelinjärjestelmä auttoi Lääkärikeskus Gynekon ruuhkahuippuja.


Järjestelmän avulla huolehdit resurssien tasaisesta kuormittamisesta. Lisäksi loma-­aikoina se tukee työssä olevien työntekoa sekä toimii lisäresurssina asiakaspalvelussa. Järjestelmä rekisteröi kaikki puhelut ja uudelleen soittavalle soittopyynnön jättäneelle kerrotaan, että hänen asiansa on käsittelyssä, eikä uutta soittopyyntöä tarvitse jättää. Näin puheluiden ja soittopyyntöjen määrät vähenevät. Lue kuinka asuntoyhtiö Sivakka pystyi palvelemaan kasvanutta asiakaskuntaa samalla henkilöstömäärällä puhelinjärjestelmän käyttöönoton myötä.


Puhelinjärjestelmällä takaat hyvän asiakaspalvelun, jolla voit myös tiedottaa asiakasta yrityksenne uutisista ja aukioloajoista, tämän jonottaessa. Kun kaipaat lisätietoa , ota meihin yhteys ja tutustu älykkäisiin ratkaisuihimme.

© 2018 Capricode-systems

Tietosuojaselosteet 1 & 2